Quản lý kho hàng là vấn đề quan trọng trong logistics. Hàng hoá trong kho lưu chuyển như thế nào là hiệu quả? Và có những phương pháp nào để quản lý kho hàng? Bài viết sau đây sẽ giới thiệu cho các bạn 3 phương pháp quản lý kho: LIFO; FIFO và FEFO.

I. FIFO (First in First out)

1. Khái niệm

Phương pháp này cho phép hàng hoá nhập vào kho đầu tiên sẽ được xuất ra trước tiên. Hay còn có thể hiểu là hàng hoá lưu kho sẽ được xuất từ cũ nhất đến mới nhất.

VD: Hàng nhập vào theo thứ tự 1, 2, 3, 4 thì cũng xuất ra theo thứ tự 1, 2, 3, 4

2. Ưu điểm

• Phù hợp để sử dụng cho các loại hàng hoá dễ hư hỏng hoặc có tính ngắn hạn: Chẳng hạn như các loại thực phẩm có thời hạn sử dụng ngắn (trứng, sữa,…), các sản phẩm về thời trang hay công nghệ có thể trở nên lỗi thời,… Đối với các loại mặt hàng này, những sản phẩm nhập kho trước cần được xuất kho trước. Nếu không bán những hàng hoá này trước khi nhận những lô hàng mới thì có thể bị thua lỗ vì sản phẩm cũ sẽ hết hạn hoặc hết thời do lỗi mốt.
• Giảm được chi phí tồn kho: FIFO đảm bảo những mặt hàng được lưu trữ trong kho lâu nhất sẽ được sử dụng hoặc bán trước khi chúng hết hạn hoặc đã lỗi thời. Vì thế, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể cho việc tiêu hủy hoặc thanh lý hàng tồn kho cũ . Ngoài ra, chi phí tồn kho trên mỗi sản phẩm cũng sẽ giảm do hàng hóa không nằm trong kho lâu.
• Dễ dàng kiểm soát chất lượng hàng hoá: Hàng hóa trong kho luôn được luân chuyển, khách hàng ít có khả năng nhận được sản phẩm gần hoặc hết hạn. Nếu xảy ra lỗi, phương pháp này cũng giúp ta dễ dàng tìm kiếm thông tin liên quan đến nhà cung cấp và giao hàng.

3. Nhược điểm

• Yêu cầu cao về kho: Để thực hiện chiến lược FIFO kho hàng cần phải được sắp xếp khoa học, không gian lưu trữ lớn và nhiều thiết bị chuyên dụng hỗ trợ. Nếu kho quá nhỏ hoặc thiếu sự sắp xếp thì sẽ khó để lấy hàng nằm sâu trong cùng (được nhập kho đầu tiên).
• Khối lượng công việc tăng: Thường xuyên phải theo dõi hàng tồn kho. Đối với doanh nghiệp có nhiều chủng loại mặt hàng, hoạt động nhập xuất liên tục sẽ khiến cho chi phí hạch toán và khối lượng công việc tăng lên rất nhiều. Ngoài ra còn phải liên tục phải cập nhật hàng tồn kho với hàng ngàn mã hàng hóa ở các vị trí khác nhau, khó khăn trong kiểm kê và các nghiệp vụ kế toán.

II. LIFO (Last in First out)

1. Khái niệm

Ngược lại với FIFO, phương pháp này cho phép hàng hoá nhập vào kho đầu tiên sẽ được xuất ra cuối cùng. Hay còn có thể hiểu là hàng hoá lưu kho sẽ được xuất từ mới nhất đến cũ nhất.

VD: Hàng nhập vào theo thứ tự 1, 2, 3, 4 thì xuất ra theo thứ tự ngược lại là 4, 3, 2, 1

2. Ưu điểm

• Phù hợp để sử dụng cho các loại hàng hoá đồng nhất và có tính dài hạn: Ví dụ như than đá, cát, đá hoặc gạch. Khi lô hàng mới nhập kho, chúng sẽ được xếp trên các lô cũ và là lô đầu tiên được sử dụng. Đối với những mặt hàng này, thời hạn sử dụng gần như là không tồn tại, vì vậy sử dụng LIFO sẽ tiết kiệm được chi phí xếp dỡ và không gian kho.
• Thông tin chính xác hơn về doanh thu, chi phí và lợi nhuận: Phương pháp quản lý kho hàng LIFO cho phép doanh nghiệp điều chỉnh giá thành sản phẩm phù hợp với chi phí gần nhất. Trong trường hợp các sản phẩm gần đây có chi phí sản xuất tăng. Nếu những sản phẩm đó được bán với giá xuất kho của lô hàng trước thì chi phí sản xuất ở mức thấp và lợi nhuận thu được ở mức cao bởi vì đang sử dụng các thông tin cũ khác hẳn so với thông tin thực tế tại thời điểm hiện tại. Ngoài ra, nếu có báo cáo lợi nhuận chính xác (do có thông tin chuẩn về giá thành sản xuất hiện tại), thì thuế phải trả cũng sẽ ít hơn.

3. Nhược điểm

• Hàng hoá có thể bị tồn một thời gian dài: Bởi vì hàng mới được nhập về liên tục đồng thời cũng được xuất kho liên tục nên những hàng hoá nhập vào đầu tiên (xếp trong cùng) có thể bị tồn đọng trong kho rất lâu.

III. FEFO (First expired First out)

1. Khái niệm

Phương pháp này cho phép hàng hoá có thời hạn sử dụng hết gần nhất sẽ được xuất kho đến nơi tiêu thụ để đảm bảo tiêu thụ hết trong thời hạn sử dụng của sản phẩm.

2. Ưu điểm

• Phù hợp với sản phẩm có thời hạn sử dụng, sản phẩm theo mùa, sản phẩm có nhu cầu ngắn hạn: Chẳng hạn như các hàng hoá thuộc loại dược phẩm hoặc hoá chất.
• Đảm bảo chất lượng sản phẩm: Hàng hoá luôn được kiểm tra và đem đi tiêu thụ trong thời hạn sử dụng nên sẽ vô cùng an toàn đối với khách hàng. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp nhận được sự tín nhiệm của người tiêu dùng và đi đến sự phát triển bền vững hơn.
• Giảm chi phí: Sử dụng FEFO giúp tránh được trường hợp hàng tồn kho quá nhiều dẫn đến hết hạn trước khi xuất kho, gây lãng phí tài sản. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể giảm thiểu được chi phí lưu kho, thu hồi các sản phẩm quá hạn.

3. Nhược điểm

• Kho cần được sắp xếp khoa học: Nếu sử dụng phương pháp FEFO thì hàng hoá trong kho sẽ thường xuyên bị luân chuyển do hàng hoá xuất kho không nằm tại một chỗ nhất định. Vì vậy, các kệ hàng trong kho cần được sắp xếp để người hoặc máy có thể dễ dàng tiếp cận và xếp dỡ hàng.
• Yêu cầu cập nhật thông tin liên tục: Khi nhu cầu lưu trữ kho mở rộng theo sự phát triển của doanh nghiệp thì quy trình kiểm kê, kế toán sẽ khó khăn hơn với vô số mã hàng ở các vị trí khác nhau.