Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là gì?

Giải quyết bài toán dữ liệu của doanh nghiệp chưa bao giờ là dễ dàng. Tuy nhiên, hiện nay với những công nghệ hiện đại cùng sự hiểu biết sâu rộng của con người. Một hệ thống tuyệt vời được ra đời. Đó là hệ thống ERP. Hãy cùng tìm hiểu ERP là gì và những bí mật đằng sau nó.

1. ERP là gì?

Ý nghĩa của 3 từ ERP:

R: Resource (Tài nguyên):

Trong kinh tế, resource là nguồn lực (tài chính, nhân lực, công nghệ). Tuy nhiên, trong ERP, resource có nghĩa là tài nguyên (TN). Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được. Ứng dụng ERP vào quản trị DN đòi hỏi DN phải biến nguồn lực (NL) thành tài nguyên (TN). Cụ thể là:
– Phải làm cho mọi bộ phận của đơn vị đều có khả năng khai thác NL phục vụ cho DN.
– Phải hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác NL của các bộ phận có sự phối hợp nhịp nhàng.
– Phải thiết lập được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.
– Phải luôn cập nhật thông tin tình trạng NL DN một cách chính xác, kịp thời.
Muốn biến NL thành TN, DN phải trải qua một thời kỳ ‘lột xác’; thay đổi văn hóa kinh doanh trong và ngoài DN; đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa DN và nhà tư vấn. Đây là giai đoạn ‘chuẩn hóa dữ liệu’. Giai đoạn này quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP, chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP.

P: Planning (Hoạch định):

Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ DN lên kế hoạch ra sao?
Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của DN. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu (NVL) cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu NVL; tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách này cho phép DN có đủ vật tư sản xuất nhưng vẫn không để lượng tồn kho quá lớn. Gây đọng vốn. ERP còn hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc; nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh. Chẳng hạn, hoạch định chính sách giá; chiết khấu, các kiểu mua hàng giúp tính toán ra phương án mua nguyên liệu; tính được mô hình sản xuất tối ưu… Cách này giảm thiểu sai sót trong xử lý nghiệp vụ.

E: Enterprise (Doanh nghiệp):

Đây chính là đích đến thật sự của ERP. ERP cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu quản lý khác nhau của từng phòng ban. Whether you are an online slots player, or a table game player, you can play any of our exciting games from any internet-enabled device from the https://clickmiamibeach.com/ comfort of your home or office.

Ví dụ thực tế

ERP kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ vào chung một chương trình phần mềm tích hợp; chạy trên một cơ sở dữ liệu để các bộ phận có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và tương tác với nhau. Việc tích hợp này sẽ mang lại nhiều lợi ích; nếu các công ty biết thiết lập phần mềm một cách đúng đắn.
Chẳng hạn, về khâu nhận đơn hàng. Thông thường, khi một khách hàng nào đó đặt hàng, đơn hàng đó thường đi theo một lộ trình dài trên mặt giấy tờ. Nào là nhận thông tin, lưu trữ, xử lý thông tin qua các hệ thống máy tính khác nhau của từng bộ phận lòng vòng trong công ty. Cách làm đó thường gây ra trễ hẹn giao hàng cho khách và thiệt hại nhiều đến đơn hàng. Vì bạn có thể hiểu rằng không một ai trong công ty có thể biết rõ tình trạng của đơn hàng vào thời điểm quy định như thế nào?
ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở bộ phận tài chính, nhân sự; sản xuất và kho,và thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau; xấp xỉ gần đúng với các hệ thống riêng lẻ cũ. Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm ERP linh động trong việc cài đặt một số phân hệ theo yêu cầu; ngoại trừ việc mua toàn bộ.

ERP – Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp tổng thể

Tóm lại, ta có thể hình dung ERP là là PM quản lý tổng thể DN, cho phép DN tự kiểm soát được trạng thái NL của mình. Từ đó, họ có thể lên kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên này hợp lý; nhờ vào các quy trình nghiệp vụ; thiết lập trong hệ thống. Ngoài ra ERP còn cung cấp cho các doanh nghiệp một hệ thống quản lý; với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế. Nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo; Tác nghiệp của các nhân viên.

2. Khác biệt cơ bản của ERP so với việc duy trì nhiều phần mềm quản lý rời rạc

Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành…) là tính tích hợp. ERP chỉ là một phần mềm duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc; nhưng các module này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta.
Việc chuyển thông tin từ phòng ban này sang phòng ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file…) với năng suất thấp; không có tính kiểm soát. Các module của ERP cũng phục vụ cho các phòng ban. Nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng; ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình; được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình; thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động; hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho DN.

3. Một hệ thống đạt tầm ERP cần phải:

– Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (moduler):

Ứng với từng chức năng kinh doanh sẽ một module phần mềm tương ứng. Ví dụ: Phòng mua hàng sẽ có module đặt hàng (Purchase). Phòng bán hàng có module phân phối và bán hàng (Sale & Distribution), v.v… Mỗi module chỉ đảm trách một nghiệp vụ. Với thiết kế module, DN có thể mua ERP theo từng giai đoạn tùy khả năng.

– Có tính tích hợp chặt chẽ:

Việc tích hợp các module cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban.

– Có khả năng phân tích quản trị:

Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa trên các trung tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension); qua đó, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ví dụ có thể phân tích chi phí nhập kho ứng với toàn bộ NVL; một công trình, một đơn hàng, một nhà vận chuyển hay một sản phẩm… Hệ thống cũng có thể đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua tổ hợp các chiều phân tích. Ví dụ phân tích hiệu quả kinh doanh sản phẩm cho từng dây chuyền sản xuất ứng với vùng thị trường của từng đơn hàng… Đây là điều các DN rất hay bỏ qua khi lựa chọn ERP.

– Tính mở:

Tính mở của hệ thống được đánh giá thông qua các lớp tham số hóa quy trình nghiệp vụ. Tùy thuộc vào thực tế có thể thiết lập các thông số để thích ứng với thực tế (cấu hình hệ thống). Thông qua thay đổi thông số, người dùng có thể thiết lập quy trình quản lý mới trong DN. Với cách này DN có thể thêm; mở rộng quy trình quản lý của mình khi cần. Tính mở còn thể hiện trong khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau; từ nhiều CSDL khác nhau trong hệ thống.

Lợi ích khác

Hệ ERP còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin. Do đó, cùng với quy trình vận hành; ERP có tính dẫn hướng (driver). Mặt tích cực này cho phép DN học tập các quy trình quản lý DN trong chương trình. Từ đó thiết lập quy trình quản lý của mình và hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai.