Hoạt động kho hàng: PREPARATION,OFF-LOADING,CHECKING làm gì?

“Warehouse” hay còn gọi là kho hàng,là khoảng không gian được sắp xếp để tiện lợi nhất cho việc lưu trữ hàng ,sắp xếp và xuất hàng hóa đến tay người tiêu dung hay các doanh nghiệp. Để làm hài lòng và đảm bảo nhu cầu của khách hàng thì mỗi kho hàng đều có một hoạt động kho hàng gọi là “Warehouse Operation”. Quy trình này đảm bảo vai trò và sự vận hành của nhà kho. Từ đó sẽ có nhiều khâu làm việc khác nhau và cơ bản là để vận hành kho thì sẽ có 3 khâu đó là: Preparation (Chuẩn bị),Loading and Off-loading (Lưu trữ và sắp dở hàng hóa),Checking and verification (Kiểm tra và xác nhận hàng hóa)

Preparation

Khâu chuẩn bị là một trong những quy trình của kho hàng là nơi chuẩn bị một sản phẩm để bán cho khách hàng. Khách hàng thường bán sản phẩm theo bộ trong đó có chứa nhiều loại sản phẩm từ những nhà máy sản xuất khác nhau và chúng được gửi đến các nhà kho với nhiều đơn vận chuyển khác nhau.

Nhiệm vụ của bộ phận này sẽ là giải quyết những vẫn đề này bằng cách phân loại từ những sản phẩm riêng biệt thành những mặt hàng cùng loại .Điều này sẽ giúp cho khách hàng có thể tiện lợi đặt sản phẩm theo một bộ chung quy hơn là những sản phẩm đơn lẻ.

Khâu chuẩn bị có thể làm cho quy trình đặt hàng được nhanh ,tiện gọn hơn bởi vì nó đã được phân chia loại hàng và chuẩn bị để phục vụ nhu cầu người tiêu dùng.

Để tiện lợi cho việc chuẩn bị thì những sản phẩm khi được nhập và kho sẽ được phân chia thành những loại sản phẩm cùng loại,nơi sản xuất hay là cùng một mặt hàng để thuận tiện cho những công việc sau này.

VD: Mặt hàng Tivi của hãng LG được sản xuất kèm với những linh kiện remote,loa,đầu máy DVD nhưng những linh kiện này được đưa đến kho hàng từ những nhà máy sản xuất khác nhau. Khi đó nhiệm vụ của bộ phận chuẩn bị sẽ nhận và lọc những thiết bị cùng loại hoặc cùng hãng để đóng gói thành từng lô hàng để dễ dàng lưu trữ.

Tuy nhiên để mọi quy trình được vận hành hiệu quả thì các nhà kho đã áp dụng công nghệ Barcode được in trên những thùng hàng để nắm rõ thông tin sản phẩm.Điều này sẽ giúp cho nhà cung cấp ,người nhận hay người vận chuyển có thể biết được những chi tiết về:

• Chủng loại mặt hàng
• Số lượng sản phẩm trong một lô hàng
• Vị trí của lô hàng trong kho’
• Kích thước và cân nặng của hàng hóa

LOADING AND OFF-LOADING

LOADING

Sau khi hàng hóa được phân loại ở khâu chuẩn bị,quy trình tiếp theo sẽ là lưu trữ hàng hóa ở những khu vực quy định. Trong kho hàng sẽ có một hoặc nhiều khoảng không gian rộng lớn để cất giữ và bảo quản tất cả các loại hàng hóa được đưa vào . Khu vực này sẽ bố trí rộng rãi với những pallet racks ( kệ chứa pallet ) được chia thành nhiều khu vực với những lối đi xen kẽ.

Để di chuyển hàng hóa thì họ thường dung các loại xe forklift, xe nâng các loại để đưa hàng hóa đến nơi bảo quản. Các xe forklift sẽ di chuyển hàng hóa sao cho phù hợp với cách sắp xếp của các các hệ thống pallet rack như: selective racking ,drive-in/through rack, double entry rack

Với các nước tiên tiến thì vấn đề di chuyển hàng hóa trong kho là một vấn đề quan trọng bởi nó có thể giải quyết được nhiều vấn đề về năng suất làm việc, tiết kiệm thời gian,nhanh gọn,chính xác và đảm bảo an toàn .

VD: Khác với loại hình đi chuyển hàng hóa truyền thống bằng phương tiện thì điển hình như Amazon nay đã áp dụng công nghệ 4.0 để phục vụ cho công việc này bằng xe nâng tự động

OFF-LOADING

Khi có đơn hàng được đặt bởi khách hàng thì hệ thống sẽ nhận thông tin và bắt đầu xử lí lấy đơn hàng ở khu vực bảo quản lưu trữ.Theo quy định chung , hàng hóa sau khi được lấy ra thì phải đảm bảo an toàn và chất lượng sản phẩm.

Giai đoạn này sẽ được tiến hành bởi thiết bị điện tử sẽ kiểm tra các đơn hàng đang trong khu vực kho, những thông tin này sẽ cho người quản lí biết được:chủng loại mặt hàng,số lượng,vị trí..sản phẩm.

Từ hệ thống quản lí sẽ điều hành cho các xe forklift gần nhất để lấy hàng hóa để tiết kiệm thời gian nhân công và xác định dễ dàng chính xác vị trí sản phẩm.Tuy nhiên quy trình này không chỉ quan trọng về tốc độ mà còn là mức độ an toàn

Đối với những mặt hàng rời được đưa từ các xe container thì các kho hàng sẽ có một hệ thống băng tải.

Các nhà quản lí kho hàng sẽ tránh thực hiện những thao tác di chuyển hàng hóa bằng tay bởi vì sẽ không hiệu quả và gây tai nạn,ảnh hưởng về sức khỏe con người.Ngoài ra việc sử dụng hệ thống băng tải, nhân viên tiếp nhận có thể dễ dàng lọc và kiểm tra hàng hóa.

Checking and Verfication

Đây là công đoạn cuối cùng trước khi hàng hóa được vận chuyển đến tay người tiêu dùng và là một phần rất quan trọng trong hoạt động kho hàng.Để thực hiện công đoạn này,bộ phận kiểm tra phải xác nhận tiêu chuẩn sản phẩm bao gồm số lượng,ghi chú mô tả,mã hàng và điều kiện trạng thái của hàng hóa có bị hư hỏng.

Điều quan trọng nhất trong giai đoạn này là việc ghi lại và báo cáo sự khác biệt giữa những gì lúc đặt và nhận hàng. comment se procurer du viagra en suisse Một trong những công việc tốn nhiều thời gian nhất trong hoạt động kho hàng là đếm và kiểm tra hàng hóa bị hư hỏng .

Để tăng tốc độ công việc và tránh tình trạng lỗi thì nhiều công ty áp dụng công nghệ như Barcode scanner hoặc RFID được tích hợp với WMS ( Warehouse Management System)trong hoạt động kho hàng

Ngoài ra sẽ có những đợt kiểm tra hàng hóa định kì về tất cả các hàng hóa bị mất hay hư hỏng ở trong kho,sau khi tổng hợp được thông tin thì bộ phận thư kí giao nhận sẽ tập trung giải quyết những vấn đề này để làm cho quy trình làm việc được tiến triển , hơn thế nữa điều này sẽ giúp cho các kho hàng rút ra những sai lầm để khắc phục và cải thiện quy trình làm việc

Đối với những công ty cần chứng nhận hàng hóa của khách hàng được giao nhận và vận chuyển đúng thì họ đã hệ thống camera được lắp trên những băng chuyền dung để ghi hình lại và kiểm tra tình trạng hàng hóa qua máy tính hoặc điện thoại hoặc hiện nay các kho hàng còn sử dụng hệ thống FDS(Freight Dimensioning System).

Hệ thống này sẽ liên kết với hệ thống quản lí kho với công việc kiểm tra kích thước,trọng lượng hàng hóa một cách hiệu quả, chính xác nhất giúp cho hoạt động kho hàng diễn ra suôn sẻ và đảm bảo hiệu quả cao nhất.

Kết Luận

Để vận hành một kho hàng hiệu quả nhất thì họ phải có một quy trình xuất nhập rõ ràng từ khâu chuẩn bị đến nơi kiểm tra hàng hóa kết hợp với công nghệ hiện đại thì sẽ làm cho công ty kiếm được nhiều lợi nhuận,bảo đảm an toàn và phục vụ hài lòng nhu cầu của khách hàng . Nhưng nhớ rằng , hiện tại tình trạng thiếu hoạt động theo quy trình là một trong những vấn đề có thể gây ảnh hưởng nhiều đến năng suất và mức độ an toàn của nhà kho.

Nguồn: https://articles.cyzerg.com/warehouse-operations-optimizing-the-receiving-process