RFP (Request for Proposal) là một tài liệu chính thức được công ty đưa ra. Mục đích để yêu cầu các nhà cung cấp dịch vụ Logistics cung cấp các đề xuất và giá cả cho một dự án cụ thể. RFP được sử dụng như công cụ thu thập thông tin từ các nhà cung cấp dịch vụ Logistics. Từ đó, công ty có thể chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất với yêu cầu của công ty.
1.Quy trình RFP
Quy trình RFP (Request for Proposal) trong logistics có thể được chia thành bốn bước chính:
Bước 1:Tìm hiểu
– Xác định các bên liên quan chính bị ảnh hưởng bởi quyết định mua hàng
– Họp nội bộ để thảo luận về các mục tiêu kinh doanh cụ thể và toàn diện, thiết lập ngân sách
-Soạn thảo một danh sách các câu hỏi
-Cách đánh giá / cho điểm các nhà cung cấp khác nhau
-Những điều kiện để nhà thầu đạt tiêu chuẩn
-Những công cụ nào được sử dụng để tiến hành quá trình trên
-Hạng mục đánh giá là gì? (tốc độ thực hiện, bảo mật, chức năng sản phẩm, ….)
Bước 2: Soạn thảo và phát hành RFP
-Tổng hợp danh sách các câu hỏi cụ thể và đúng mục đích
-Sử dụng một số câu hỏi mở
-Đảm bảo nhà cung cấp hiểu rằng phản hồi của họ sẽ được đo lường đối với phản hồi của nhà cung cấp khác
-Đặt lịch trình rõ ràng cho các nhà cung cấp và các bên liên quan nội bộ
Bước 3:Chấm điểm và chọn shortlist
Tổng hợp danh sách các câu hỏi cụ thể và đúng mục đích
-Sử dụng một số câu hỏi mở
-Đảm bảo nhà cung cấp hiểu rằng phản hồi của họ sẽ được đo lường đối với phản hồi của nhà cung cấp khác
-Đặt lịch trình rõ ràng cho các nhà cung cấp và các bên liên quan nội bộ
Bước 4:Chọn nhà cung cấp và kí hợp đồng
-Có thể đề xuất thêm cần thêm bản thảo hay cuộc họp bổ sung trước khi đưa ra quyết định
-Kiểm tra lại tất cả các đánh giá và liên hệ nguồn tham khảo (references)
-Đàm phán với các ứng cử viên hàng đầu, ký hợp đồng với nhà cung cấp được lựa chọn
-Thông báo cho những người không được chọn
-Chú ý: phân biệt “nhà cung cấp” và “đối tác”. Việc xây dựng mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp / đối tác là chìa khóa quan trọng dẫn đến thành công.
2.Lợi ích của RFP trong Logistics
–Tăng tính minh bạch: Quá trình RFP sẽ cho các nhà cung cấp thông tin cụ thể về các yêu cầu của công ty. Điều này giúp tăng tính minh bạch và giảm thiểu sự không chắc chắn của các nhà cung cấp.
–Giảm chi phí: RFP có thể đưa ra các yêu cầu cụ thể và các nhà cung cấp có thể đưa ra đề xuất dựa trên các yêu cầu này. Điều này giúp đảm bảo các yêu cầu cuối cùng đưa ra là tối ưu nhất.
–Nâng cao chất lượng dịch vụ: Doanh nghiệp sẽ thu thập các đề xuất từ các nhà cung cấp dịch vụ Logistics khác nhau. Tiếp theo sẽ so sánh và đánh giá chất lượng dịch vụ của họ. Từ đó bạn có thể chọn ra nhà cung cấp dịch vụ Logistics có chất lượng dịch vụ tốt nhất.
–Tăng tính đồng bộ trong toàn bộ quá trình lựa chọn nhà cung cấp. Nó đảm bảo rằng các đề xuất đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu chung.
–Tăng tính chuyên nghiệp của quá trình lựa chọn nhà cung cấp. Các công ty có thể đưa ra các yêu cầu cụ thể và chính xác hơn để đảm bảo rằng các đề xuất của các nhà cung cấp được đánh giá chính xác.
–Đưa ra quyết định đúng đắn: Nhờ có thông tin đầy đủ về các nhà cung cấp tiềm năng, RFP giúp cho các doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chính xác và đúng đắn về việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ logistics.
–Giảm thiểu rủi ro: Việc sử dụng RFP cũng giúp giảm thiểu rủi ro khi ký kết hợp đồng. Tránh được những bất đồng xảy ra trong quá trình vận hành Logistics. Từ đó, tăng cường sự tin tưởng và giảm thiểu chi phí cho các doanh nghiệp.
3.Thách thức của RFP trong logistics
–Tính phức tạp: Ngành Logistics rất phức tạp vì nó bao gồm nhiều yếu tố và tiêu chuẩn khác nhau. Điều này có thể làm cho quá trình RFP trở nên khó khăn hơn. Nó đòi hỏi sự tinh tế và hiểu biết sâu sắc về ngành Logistics từ các bên tham gia.
–Thời gian: Quá trình RFP trong Logistics cần nhiều thời gian để hoàn thành. Công ty phải đưa ra yêu cầu cụ thể, đánh giá đề xuất và phản hồi lại nhà cung cấp. Việc này có thể mất nhiều thời gian và tốn kém về chi phí.
–Không đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ tốt nhất. Điều này phụ thuộc vào sự đánh giá và chọn lựa chính xác từ phía công ty.
–Khó khăn trong việc so sánh các đề xuất: Khi một công ty nhận được nhiều đề xuất từ các nhà cung cấp, việc so sánh và đánh giá chúng có thể là một thách thức lớn. Các công ty cần phải có một hệ thống đánh giá chính xác để đánh giá các đề xuất này.
–Định nghĩa yêu cầu và tiêu chuẩn: Doanh nghiệp cần phải định nghĩa yêu cầu và tiêu chuẩn một cách chính xác để đảm bảo RFP rõ ràng và chi tiết. Việc này đòi hỏi sự nghiên cứu kỹ lưỡng và chuyên môn cao.
–Thay đổi trong yêu cầu: Yêu cầu của doanh nghiệp có thể thay đổi trong quá trình chuẩn bị và thực hiện RFP. Điều này có thể dẫn đến việc phải điều chỉnh RFP và đề xuất của các nhà cung cấp.
–Khả năng đàm phán: Khả năng đàm phán của doanh nghiệp là yếu tố quan trọng trong việc thực hiện RFP. Điều này đòi hỏi kiến thức chuyên môn và kỹ năng đàm phán tốt để đạt được giá trị và điều kiện hợp lý cho doanh nghiệp.
–Đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong khâu chuẩn bị và thực hiện RFP là rất quan trọng. Cần đảm bảo các nhà cung cấp đều có cơ hội đưa ra đề xuất và đánh giá công bằng.
Tóm lại, RFP là một công cụ quan trọng giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình Logistics và đạt được hiệu quả kinh doanh cao. Tuy nhiên, việc chuẩn bị và thực hiện RFP cần đòi hỏi sự tập trung, chuyên môn và kỹ năng đàm phán để chọn được phương án tốt nhất cho doanh nghiệp.
Discussion about this post