Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng & tồn kho

Giới thiệu nguyên tắc 5S

Quy tắc 5S có nguồn gốc từ vương quốc Nhật Bản. Cho đến nay, quy tắc này đã được áp dụng thành công ở nhiều công ty và tổ chức trên khắp thế giới.

Mục đích của 5S là: giúp mọi vấn đề được nhìn nhận rõ ràng, loại bỏ tối đa những lãng phí về thời gian và công sức, tổ chức và quản lý được toàn bộ hệ thống công việc, cung cấp môi trường làm việc lí tưởng và tối ưu, qua đó đảm bảo hiệu suất công việc luôn luôn đạt mức cao nhất. 5S là công cụ nền tảng cơ bản nhất để áp dụng vào mô hình quản trị tinh gọn Lean.

5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật: Seri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Dịch ra Tiếng Anh có nghĩa là Sort, Set in order, Standardize, Sustaint và Self-discipline. Và trong Tiếng việt 5 chữ S đó là Sàng lọc, Sắp Xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng.

Bài viết dưới đây đề cập đến vấn đề áp dụng quy tắc 5S vào quản lý kho hàng.

Áp dụng nguyên tắc 5S vào quản lí kho hàng

Sàng lọc

Phương pháp 5S bắt đầu từ việc “sàng lọc”. Tiêu chuẩn này có nghĩa xem xét, phân loại, sau đó loại bỏ những vật dụng hư hỏng, chưa dùng đến hoặc không cần thiết ra khỏi kho hàng, chỉ để lại những máy móc, công cụ thiết bị thường được sử dụng.

Đồng thời, những loại hàng hóa nào có tần suất vận chuyển cao hoặc sắp hết hạn dùng cũng cần được ưu tiên đặt ra ngoài để thuận tiện cho việc xếp dỡ và vận chuyển.

Sắp xếp

Đây là bước hợp lý hóa trong quy tắc 5S. Thông qua việc sử dụng những công cụ như bảng hiệu, giấy ghi chú và dán nhãn, các loại mặt hàng sẽ được sắp xếp logic, rõ ràng, hợp lý, dễ dàng lấy ra và trả lại, tiết kiệm thời gian quản lý đồng thời tối ưu hóa diện tích và thể tích.

Bên cạnh đó, việc bố trí khoa học các lối đi trong nhà kho cũng mang lại lợi ích to lớn.

Nếu chúng ta lưu trữ các mặt hàng trong kho có sắp xếp và kế hoạch, thì bất kì khi nào ta cũng có thể tìm, kiểm tra và lấy chúng ra một cách dễ dàng.

Sạch sẽ

Là thường xuyên dọn dẹp và sắp xếp các mặt hàng trong kho gọn gàng, hợp lý. Ngoài ra, chúng ta cũng cần giữ gìn vệ sinh chung, làm sạch máy móc và các trang thiết bị phục vụ cho công việc, thường xuyên bảo dưỡng kiểm tra tình trạng làm việc của chúng để chắc chắn công suất hoạt động luôn ở mức cao nhất. Điều này không chỉ giúp kéo dài tuổi thọ của các vật dụng mà còn tạo ra một môi trường làm việc đảm bảo tính mỹ quan và thân thiện với môi trường, người sử dụng.

Săn sóc

Đây là bước chuẩn hóa và duy trì của phương pháp 5S. Đó là luôn chắc chắn cho 3 bước trên hoạt động một cách hiệu quả, năng suất, nghiêm túc và thống nhất.

Sự nhất quán trong việc thực hiện hệ thống là chìa khóa để cải thiện hiệu quả. Nhân viên luôn cần một hướng dẫn công việc ghi lại các nguyên tắc và tiêu chuẩn để đạt được năng suất cao nhất, các buổi đào tạo thường xuyên không chỉ giúp người lao động giải quyết công việc thường xuyên mà còn biết cách xử lí trong các tình huống như hỏng thiết bị hay trường hợp khẩn cấp. Việc lập ra các danh sách những thứ cần có và những việc cần làm trong một khoảng thời gian cố định sẽ giúp mọi người chủ động hơn, ứng phó kịp thời nếu có vấn đề xảy ra từ đó đưa ra những phương án giải quyết tối ưu nhất.

Sẵn sàng

Đây là nguyên tắc không thể thiếu trong phương pháp 5S. Nó đòi hỏi khả năng thích ứng với kỷ luật, thói quen tự giác, tuân thủ của tất cả nhân viên trong nhà kho, luôn đồng lòng, nghiêm túc và sẵn sàng thực hiện quy củ 4 mục tiêu trên. Thường xuyên lặp lại vòng 5S định kỳ để đảm bảo kho hàng của chúng ta luôn trong tình trạng tốt nhất và sẵn sàng hoạt động.

Mở rộng của phương pháp 5S

Hiện nay mô hình 5S đã được nhiều tổ chức mở rộng với S6 , “Safety” – An toàn và S7, “Security” – An ninh. Đảm bảo tốt nhất cho môi trường làm việc của nhân viên là trách nhiệm của mọi chủ kho hàng.

Những lợi ích của phương pháp 5S khi áp dụng vào việc quản lý kho hàng

Sức khỏe và an toàn được đảm bảo, giảm thiểu tối đa tai nạn và sai lầm.

Mọi người đều biết trách nhiệm làm việc của mình ở đâu và khi nào, từ đó tăng năng suất, mang lại hiệu quả cao.

Tối ưu hóa tổ chức và nơi làm việc theo yêu cầu, tránh lãng phí thời gian tồn kho, tiết kiệm thời gian, chi phí và không gian lưu trữ cho kho hàng.

Môi trường làm việc tốt cũng giúp tăng cường tinh thần làm việc và cải thiện hình ảnh công ty, qua đó tăng sự hài lòng của khách hàng.

Nguồn tham khảo:

5S Best Practices for Lean Warehousing

http://www.thongtinnhatban.net/threads/nguyen-tac-5s-trong-to-chuc-la-gi.8798/

5S – Giải pháp tốt nhất cho việc sắp xếp và quản lý kho hàng

https://www.sapo.vn/blog/5s-giai-phap-tot-nhat-cho-viec-sap-xep-va-quan-ly-kho-hang-2/